Communiceer transparant en wees niet bang voor greenwashing

Océ Sustainability Report 2010

Kenmerken: Separaat verslag, rapportage sinds 2007, 84 pagina’s, GRI toepassingsniveau B+, Limited Assurance door Ernst & Young over de hoofdstukken 3, 4, 8 & 9, Engelstalig.

Het verslag start met een uitstekende management samenvatting van slechts twee pagina’s. De gekozen onderwerpen in de samenvatting zijn de onderwerpen waar je op hoopt: papier- en energieverbruik, recycling, de verantwoordelijkheid die ze neemt voor haar producten en personeel. Inhoudelijk top! Kritiekpuntje: Voor een bedrijf dat gespecialiseerd is in digitale ontsluiting van informatie, had ik een interactieve PDF verwacht, met een link naar de onderbouwing van de samenvatting.

Het verslag is uiterst transparant en gedetailleerd waar dat waardevol is. Op de plaatsen waar een onderwerp beschreven wordt, kan ook gelezen worden of de doelstelling gehaald is, of niet. En dat is prettig lezen! Een voorbeeld is de beschrijving op pag. 39 hoe de target voor hergebruik van materialen in 2009 wel en in 2010 niet gehaald werd. Wel jammer dat ik de uitleg niet begrijp, maar dat kan natuurlijk aan mij liggen.

Het moederbedrijf Canon wil wereldwijde bewondering verdienen met haar Japanse versie van duurzaamheid Kyosei: ‘samen leven en samen werken voor het algemeen belang’. Ons streven is wereldwijde bewondering te verdienen door bedrijfsmatige groei te bereiken en tegelijkertijd bij te dragen aan de voorspoed en het geluk van de mensheid. Dochter Océ heeft bij mij bewondering gewekt. Dit verslag maakt helder dat Océ een koploper in duurzaamheid is en toont dit aan met een keur aan innovaties, de scores op benchmarks en de gewonnen prijzen. Precies de onderdelen waarop je een bedrijf wil beoordelen.

Management informatie

Minder enthousiast ben ik over de management informatie over de milieugegevens. In mijn ogen is de beschrijving van de reikwijdte veel te globaal. Hier worden de 4 productie centra waarover gerapporteerd wordt opgenoemd. Dit verteld me niet genoeg. Ik verwacht als lezer dat duidelijk wordt gemaakt welk deel van de voetafdruk van het totale bedrijf gerapporteerd wordt. Liever lees ik: In de 4 centra die informatie geleverd hebben, wordt …% van onze producten gefabriceerd. Daarnaast hoop ik te lezen in welke mate de niet rapporterende centra wel of niet lijken op de wel rapporterende centra.

De getallen in de tabellen zijn daarentegen veel te gedetailleerd. Voor 2010 is blijkbaar informatie verzameld over een periode van 13 maanden. Vervolgens wordt in iedere tabel een schatting van het jaarverbruik gemaakt door de verzamelde informatie over 13 maanden te vermenigvuldigen met 12/13. Dit is overbodige detailinformatie wat afleidt van de boodschap: de ontwikkeling van de cijfers over de afgelopen jaren. Deze ontwikkeling staan in 4 gevallen gepresenteerd in een staafdiagram. Duidelijk. Deze duidelijkheid roept soms ook vragen op, zoals bijvoorbeeld het lage materiaalverbruik in 2009. Jammer dat dat niet in het verslag toegelicht wordt.

Uitgelicht: Eco-efficiënte producten en diensten

De duurzaamheid van een bedrijf kun je het beste testen in de kernactiviteiten. In het verslag van Océ let ik daarom vooral op de productie van kopieermachines, de efficiëntie van de machines zelf en de keten verantwoordelijkheid die ze neemt.

Océ enables its customers to manage their documents eco-efficiently and eco-effectively by offering innovative print and document management products and services for professional environments, while acting as a responsible corporate citizen.

Productie van de machines

Océ heeft een voortrekkerspositie in haar industrie op het gebied van hergebruik en recycling. Hergebruik van onderdelen wordt mogelijk gemaakt door zowel het inzamelen als in het ontwerp van de machines. En dat is soms heel eenvoudig. In het ontwerp maakt Océ gebruik van toner containers in plaats van toner cartridges, omdat de containers voor 100% hergebruikt kunnen worden. Deze containers worden gevuld met schone toner-parels: geen fijnstof, geen inktvervuiling of inkt dat vervliegt. Deze innovatie was mij totaal ontgaan! Dit is precies de manier waarop een duurzaamheidsverslag geschreven dient te worden: dat buitenstaanders kunnen zien en begrijpen hoe specialisten in het veld werken aan duurzaamheid.

Efficiëntie van de machines

Het is interessant om te zien dat Océ ook werk maakt van het voorkomen van printen. Met de Océ Business Services (OBS) optimaliseert Océ samen met haar klanten het digitalisatie proces van documenten. De succesvolle introductie van OBS in de Verenigde Staten wordt nu uitgerold in een Europese organisatie, waarvan veel verwacht wordt.

Daarnaast is de kwaliteit van printing-on-demand enorm toegenomen. Dit maakt het mogelijk om een boek op aanvraag van klanten af te drukken en te verzenden. Dit is met de huidige technologie steeds efficiënter aan het worden, voorkomt onnodig afdrukken, vervoeren en opslaan van niet verkochte boeken.

Ketenverantwoordelijkheid

Océ is in 2010 een Cradle to Cradle (C2C) paper partnership aangegaan: Océ haalt bij haar klanten afvalpapier op, om deze te verwerken tot nieuw printpapier, met het zilveren C2C certificaat. Dit klinkt veelbelovend. Ik ben benieuwd of Océ volgend jaar rapporteert welk percentage van haar klanten en van het geleverde papier opgenomen zijn in het C2C proces. Interessant om te zien dat Océ met haar buurman afvalverwerker van Gansewinkel samenwerkt in het maken C2C-papier. Een mooi voorbeeld van zowel samenwerking als van product diversificatie.

Océ rapporteert heel transparant waarom ze haar target voor duurzaam papier niet gehaald heeft. Het doel was om in 2010 anderhalf keer zoveel recycled papier te leveren dan ten opzichte van 2008. Het halen van een doelstelling bij je klanten is altijd lastig. Océ schrijft het mislopen van de target toe aan een tweetal factoren: het aantal klanten dat hergebruikt papier koopt is gelijk gebleven, terwijl als gevolg van de economische crisis de vraag naar papier afgenomen is. De vraag die bij mij op komt is, heeft de papier besparende service van Océ ook bijgedragen aan de gedaalde vraag naar papier?

Wat kan men leren van het duurzaamheidsverslag can Océ

Geef uitgebreid aandacht aan de hoofdzaken, beperk je communicatie over bijzaken. Océ geeft uitgebreid aandacht aan de voor haar materiële onderwerpen. De bijzaken die verslagen worden om te voldoen aan de richtlijnen van GRI staan summier in het verslag. Dit maakt het verslag van 84 pagina’s alsnog redelijk compact en geeft het de juiste focus.

Communiceer transparant en wees niet bang voor greenwashing. Een verslag wordt prettig leesbaar wanneer je een bedrijf leert kennen tijdens het lezen. Als de communicatie juist gebalanceerd is, kun je prima reclame maken voor eigen producten of diensten. Het verslag van Océ toont een veelheid aan duurzame producten, innovaties en prijzen. Daarnaast legt het openhartig verantwoording af over niet gehaalde doelstellingen. Doordat de balans zo goed is, heb ik het bedrijf beter leren kennen, ben ik het meer gaan waarderen. Mijn complimenten.