Het houden van een stakeholderdialoog wordt door organisaties als GRI en MVO Nederland, bijna als een verplichting gezien. Het is inderdaad verstandig om met belanghebbenden de dialoog aan te gaan over de communicatie over duurzaamheid. Het onderwerp MVO is gevoelig door greenwashing, en de verwachtingen van externen over dit brede begrip zijn op voorhand onbekend. Het 1-op-1 gesprek aangaan met de buitenwereld is daarom bijna altijd een aanrader.
MVOplossingen is van mening dat een organisatie wel klaar moet zijn voor een ingewikkeld proces als een stakeholder dialoog.
12 redenen om een stakeholderdialoog te organiseren:
- Met het uitnodigen voor een stakeholderdialoog vertel je de genodigde dat deze belanghebbende belangrijk voor de organisatie is.
- Met het uitnodigen voor een stakeholderdialoog vertel je de genodigde dat zijn of haar mening waardevol wordt gevonden.
- Met het agenderen van een dialoog, vertel je dat de gedachten van externen waardevol is voor de organisatie.
- De dialoog kan de belanghebbenden duidelijk maken, hoe de belangen gewogen worden door andere belanghebbenden.
- De dialoog kan helderheid geven of de toon van de externe communicatie gewaardeerd wordt.
- De dialoog kan helderheid scheppen, of de juiste onderwerpen behandeld worden.
- De dialoog kan duidelijk maken of de onderwerpen inhoudelijk besproken worden als de externen verwachten.
- De dialoog kan gebruikt worden, om nieuwe onderwerpen op de agenda te krijgen.
- De dialoog kan gebruikt worden, om onderwerpen hoger op de strategische agenda te krijgen.
- De dialoog kan gebruikt worden om aan het hoger management aan te tonen dat een onderwerp geagendeerd dient te worden.
- De dynamiek van de dialoog kan onverwachte uitkomsten hebben, waardoor een blinde vlek zichtbaar wordt.
- Een belanghebbende kan in de dialoog herkend worden, als een ambassadeur voor in het jaarverslag, of voor op de website.
8 redenen om geen multi-stakeholderdialoog te houden:
- Intern is er nog zo veel af te stemmen, dat belanghebbenden uitnodigen inhoudelijk te vroeg komt.
- Als er niet genoeg ruimte is, om beleid en communicatie aan te passen, wekt een dialoog verwachtingen op die niet waargemaakt kunnen worden.
- De behoeften van belanghebbenden zijn zo onduidelijk, dat het verstandig is om eerst 1-op-1 gesprekken te voeren.
- Intern is men zo ontevreden over de externe communicatie uit het verleden, dat kritiek van buiten te kwetsbaar voelt.
- Als MVO nog relatief kort op de agenda staat, kan de lijst met nieuwe onderwerpen zo groot worden dat er geen beginnen meer aan is.
- Een multi-stakeholderdialoog kan helpen met de aanscherping, maar is ongeschikt om onderwerpen te inventariseren.
- Indien de nuttige aanbevelingen uit de vorige dialoog voor een groot deel nog niet verwerkt zijn, is het nut van een nieuwe dialoog wellicht te klein.
- Een verkeerd gekozen belanghebbende kan de dialoog gebruiken als een platform voor de eigen propaganda.
Dus?
MVOplossingen is van mening dat een organisatie wel klaar moet zijn voor een ingewikkeld proces als een stakeholder dialoog. De organisatie moet stevig in de schoenen staan, en open kunnen staan voor zowel complimenten als kritiek. Ook moet het helder hebben in welke mate gehoor gegeven kan worden aan de wensen die onherroepelijk op tafel komen. Dit vraagt een zekere vakvolwassenheid en om goede begeleiding.
Een multi-stakeholderdialoog gaat nog een stap verder. Daarin wordt een groep met heel diverse mensen en meningen samen gebracht, om te spreken over de externe communicatie. Hierin kan een dynamiek ontstaan die vrijwel niet te sturen is. Het is dus belangrijk goed na te denken
- wat wil je leren
- welke onderwerpen je bespreken wilt
- wie je graag wilt horen
Als je dat goed georganiseerd hebt, kun je pareltjes van inzichten krijgen. Interesse? Neem dan contact op met MVOplossingen!
Lees ook mijn blog over Stakeholderdialoog bij Beelen.